Validità dell’autorizzazione alle uscite didattiche resa dai genitori tramite spunta nel registro elettronico

Premessa

Molto spesso gli istituti scolastici ci chiedono chiarimenti circa la validità dell’autorizzazione alle uscite didattiche (o di altri tipi di consensi e autorizzazioni) fornita dai genitori attraverso la spunta di conferma su una circolare pubblicata sul registro elettronico, in luogo della tradizionale firma autografa su moduli cartacei.

In questo breve articolo proveremo a riassumere il contesto normativo e a dare un parere circostanziato sulla questione.

Riferimenti normativi

• Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), in particolare:
  • Art. 20, comma 1-bis: il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 del codice civile se vi è una forma di identificazione informatica dell’autore e l’integrità è garantita.
  • Art. 21, comma 1: il documento informatico sottoscritto con firma elettronica, anche semplice, è idoneo a soddisfare il requisito della forma scritta, salvo i casi per cui la legge richieda la firma digitale o qualificata.
  • Art. 64: riconosce valore legale ai sistemi di autenticazione informatica, compresi SPID, CIE e credenziali rilasciate da soggetti pubblici.
• Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (2021): riconoscono che le manifestazioni di volontà espresse tramite autenticazione informatica personale possono assumere valore di firma elettronica semplice, se tracciate e conservate correttamente.
• Pareri del Garante per la protezione dei dati personali, tra cui:
  • Parere del 14 giugno 2018, doc. web n. 9018835: il Garante riconosce la legittimità dell’uso del registro elettronico per le comunicazioni scuola-famiglia, inclusa la gestione di autorizzazioni e consensi, purché siano rispettati i principi di sicurezza, tracciabilità e accesso personale.
  • Chiarimenti su firme elettroniche e processi digitali nella P.A. (in vari provvedimenti successivi): il Garante ha ribadito che l’autenticazione personale mediante credenziali individuali costituisce una modalità idonea a ricondurre l’azione all’autore, anche in assenza di firma grafometrica o digitale.

Valutazione

L’autorizzazione espressa dal genitore mediante spunta nel registro elettronico, una volta effettuato l’accesso con credenziali personali (SPID, CIE o account nominale assegnato dal sistema), costituisce a tutti gli effetti una firma elettronica semplice ai sensi dell’art. 21 CAD.

Tale modalità infatti:

• consente l’identificazione certa dell’autore dell’atto;
• assicura la tracciabilità dell’operazione (data, ora, evento registrato nei log di sistema);
• collega in modo stabile la manifestazione di volontà al documento (circolare o modulo digitale).

Quando il sistema prevede, oltre alle credenziali di accesso, anche l’inserimento di un PIN aggiuntivo per confermare l’autorizzazione, tale misura incrementa ulteriormente il livello di sicurezza e la forza probatoria del consenso, poiché introduce un fattore di autenticazione ulteriore e una precisa espressione di volontà e di consapevolezza, idonei a qualificare la firma elettronica come “avanzata” nel senso funzionale del CAD.

Conclusioni

Alla luce delle norme richiamate e dei pareri del Garante:

• la manifestazione di consenso resa tramite spunta nel registro elettronico da un genitore autenticato con credenziali personali è pienamente valida e giuridicamente efficace;
• non è necessario acquisire una firma autografa su modulo cartaceo, purché il sistema informatico garantisca l’identificazione dell’utente, la tracciabilità e la conservazione immodificabile del consenso;
• l’eventuale richiesta di un PIN aggiuntivo rappresenta una buona prassi, utile a rafforzare l’autenticità e la non ripudiabilità dell’autorizzazione.

Si raccomanda che il registro elettronico conservi in modo stabile la prova dell’operazione (log di sistema, data, utente e valore della spunta) all’interno del fascicolo digitale dell’attività didattica.