La firma autografa sui documenti scansionati: quale valore assume?


Ha effetti legali un documento su cui è stata posta una firma scannerizzata al computer e poi stampata o spedita con email?

In questo periodo complicato, fatto di restrizioni, lockdown e di didattica a distanza, accade sempre più spesso che le pubbliche amministrazioni debbano acquisire il consenso dell’utenza, ma non possano farlo di persona.

Ma che valore ha una firma fatta al computer? Se, al posto del tradizionale segno grafico, fatto a penna sull’originale del foglio, dovessimo trovare uno scarabocchio digitalizzato con lo scanner o, addirittura, solo il nome e il cognome dell’autore con con caratteri stampati al computer, il documento avrebbe ugualmente valore legale? In verità la soluzione non è univoca e dipende dal settore nel quale ci si trova. In questo articolo cercheremo di spiegare, appunto, se una firma stampata al computer ha effetti oppure è da considerare nulla.

Documenti prodotti dalle pubbliche amministrazioni

Quante volte abbiamo visto una multa, un documento o un altro certificato amministrativo dove, al posto della firma degli agenti accentratori o del pubblico ufficiale c’era solo l’indicazione del relativo nome e cognome, tutt’al più accompagnati dal numero di matricola? In questo caso siamo in presenza della cosiddetta «firma a stampa». È la legge stessa che, per semplificare e snellire le procedure burocratiche, consente a numerosi atti della P.A. di essere sottoscritti senza l’impiego di una penna e dell’inchiostro, ma solo con l’indicazione del nominativo per esteso dell’ufficiale che ha redatto il documento. Per la validità dell’atto è sufficiente che sia certa la riconducibilità dell’atto stesso ad un organo persona fisica, indipendentemente dal tipo di segno grafico apposto. Il che può essere garantito anche con un timbro di protocollo o con la carta prestampata proveniente dall’ufficio in questione. Del resto è lo stesso codice dell’amministrazione digitale a consentire all’amministrazione di fornire l’originale dei propri documenti tramite mezzi informatici. Dunque, quella che un tempo poteva essere considerata una copia, oggi è l’originale stesso, anche senza la presenza della firma.

Lo stesso discorso è stato affrontato anche con le cartelle esattoriali: in questo caso è stata la stessa Cassazione a dire che la sottoscrizione del responsabile del procedimento non è necessaria per la validità dell’atto stesso essendo sufficiente solo l’indicazione del suo nome e cognome.

Documenti prodotti da privati

La soluzione al problema è diversa per quanto riguarda i privati. Per questi, invece, le ipotesi sono due: l’atto stampato al computer viene firmato manualmente, poi scannerizzato e inviato per email; oppure la firma viene digitalizzata, apposta (con un procedimento di sovrimpressione) sul documento elettronico che poi, a sua volta, viene stampato su carta (sicché la copia stampata presentarà una firma del tutto identica all’originale, ma ottenuta tramite riproduzione elettronica).

Firma scannerizzata e poi apposta su un file word o pdf e spedita con email

In questo caso, se si utilizza un’email semplice, non è tanto la firma a non essere valida quanto la stessa forma di comunicazione del documento. Salvo isolate sentenze che riconoscono all’email valore di prova laddove vi sia prova del ricevimento (prova che non può essere l’ulteriore email con la ricevuta di consegna generata dal sistema), essa non viene considerata un mezzo di comunicazione che garantisce la certezza del mittente. Sicché, per poter dar valore al documento sarà necessario utilizzare la Pec (ossia la posta elettronica certificata) o effettuare una firma digitale al documento informatico. In tal caso, sebbene la firma a mano sia stata scannerizzata al computer, l’autenticità dello stesso viene garantita da questi altri due sistemi informatici (la pec o la firma digitale).

Firma scannerizzata, apposta su un file word o pdf e poi stampata

Spesso succede che l’utente non firmi i documenti ma digitalizzi la propria firma e la apponga sul file word, prima della stampa e dell’imbustamento. In tale ipotesi la firma non ha alcun valore legale. La firma, per consentire la riconducibilità del documento al suo autore deve essere autografa, ossia fatta di pugno dallo stesso. Dunque una firma scannerizzata al computer e poi stampata non ha alcun effetto per la legge e si può considerare inesistente. Un contratto firmato in questo modo sarebbe nullo o meglio inesistente.

Una soluzione

Nel caso in cui non si possa garantire una firma autografa, una soluzione potrebbe essere quella di accettare temporaneamente e provvisoriamente dei documenti telematici, privi di vero valore legale, avvisando ufficialmente l’utenza che si renderà necessaria la consegna degli originali non appena la situazione lo consenta.

Per tutto il periodo di accettazione temporanea di documenti privi di valore legale, la pubblica amministrazione dovrà stare attenta a non porre in essere trattamenti di dati che possano prestare il fianco a contestazioni o contenzioni.

Un consiglio che ci sentiamo di dare è quello di appoggiarsi al sistema di Sportello Digitale integrato nel gestionale di Archiviazione Documentale in uso presso la scuola.
Appoggiarsi alla Segreteria Digitale del proprio istituto consente di:

  • utilizzare un sistema certificato AgID
  • costringere l’utente a autenticarsi prima di effettuare l’invio, ponendo quindi un passaggio di autenticazione e di riconoscimento tra la firma non autografa e la scuola

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